Hvornår den her aftale gælder

Når du køber en licens hos os, er vi dataansvarlige for de oplysninger, vi registrerer om dig og dit køb. Der er dermed ikke tale om databehandling på dine vegne, og en databehandleraftale er ikke nødvendig for et almindeligt køb. Hvad vi registrerer, og hvorfor, står i vores privatlivspolitik.

Er du en skole, en kommune eller en virksomhed, der er dataansvarlig for personoplysninger, som vi behandler på dine vegne — for eksempel navne på elever eller medarbejdere, som du sætter på licensnøglerne i MyHUBMATIC — så gælder vilkårene herunder som databehandleraftale mellem os. De følger databeskyttelsesforordningens artikel 28.

Har din organisation sin egen standardaftale, der skal underskrives, så send den til support@hubmatic.dk.

1. Hvad vi behandler for dig

• Typer af oplysninger: navn og kontaktoplysninger på den, der administrerer kontoen, samt de navne eller maskinnavne, du selv skriver på licensnøglerne.
• Kategorier af registrerede: dine medarbejdere, elever eller studerende.
• Formål: at udstede og administrere de licenser, du har købt.
• Varighed: så længe du har kontoen hos os.

Vi behandler ikke følsomme personoplysninger, og vi har ikke adgang til det arbejde, der laves i programmet. Diagrammer og filer bliver på brugerens egen computer.

2. Vi handler kun efter din instruks

Vi behandler kun oplysningerne efter din dokumenterede instruks — herunder det, der ligger i at levere og drive licenserne. Kræver dansk ret eller EU-ret noget andet af os, siger vi til først, medmindre loven forbyder det.

3. Fortrolighed

Kun de hos os, der har brug for det for at løse opgaven, har adgang til oplysningerne, og de er pålagt fortrolighed.

4. Sikkerhed

• Al trafik til og fra vores systemer er krypteret (HTTPS/TLS).
• Adgangskoder gemmes som uigenkendelige aftryk og kan ikke læses frem igen — heller ikke af os.
• Adgangsnøgler og databaseadgang står i opsætningsfiler, som ikke kan hentes udefra, og som aldrig forlader serveren.
• Adgang til portalen kræver login, og hver konto ser kun sine egne licenser.
• Fejl og loginforsøg logges, så misbrug kan opdages.

5. Underdatabehandlere

Du giver generel godkendelse til, at vi bruger underdatabehandlere. Vi bruger i dag:

• NordicWay — hosting af hjemmeside, database og mail. EU.
• Visma e-conomic A/S — regnskab og fakturering. Danmark.
• Stripe — betaling med betalingskort. EU/USA på EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

Skifter vi eller tilføjer vi en underdatabehandler, giver vi besked i rimelig tid, så du kan gøre indsigelse.

6. Overførsel ud af EU/EØS

Oplysningerne behandles inden for EU/EØS. Den eneste undtagelse er betalinger, hvor Stripe kan behandle data i USA på EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

7. Hjælp til dine pligter

Vi hjælper dig i rimeligt omfang med at svare, når en registreret beder om indsigt, rettelse, sletning eller begrænsning — og med sikkerhed, anmeldelse af brud og konsekvensanalyser.

8. Brud på persondatasikkerheden

Opdager vi et brud, giver vi dig besked uden unødig forsinkelse og senest 24 timer efter, vi er blevet opmærksomme på det, med det, vi ved: hvad der er sket, hvem det rammer, og hvad vi gør ved det.

9. Sletning, når samarbejdet slutter

Når aftalen ophører, sletter vi oplysningerne eller sender dem tilbage, som du vælger. Det, bogføringsloven kræver gemt — fakturaer og regnskabsbilag i fem år — bliver dog stående.

10. Dokumentation og revision

Vi giver dig de oplysninger, der skal til for at vise, at vi overholder det her, og gør det muligt at føre tilsyn. Vi er en lille virksomhed og har ikke en ISAE- eller ISO-erklæring; vi svarer i stedet selv og konkret på det, du spørger om.

11. Ændringer

Ændres aftalen, giver vi besked her på siden og til de kunder, den gælder for. Dansk ret gælder.

Spørgsmål, eller skal der skrives under på jeres egen aftale? Skriv til support@hubmatic.dk.